相信很多做技術的朋友都一樣，我們都是非常討厭開會的人。我們只希望能夠靜下心來，沉醉在自己的代碼世界中，為了讓世界變得更加美好，而付出自己的青春，這才是我們程序員的夢想，這才是我們最應該去做的事情。為何討厭的會議總是來糾纏我們？我們不想開會，我們只想靜靜。

其實我們都知道，會議是必不可少，尤其是需要當面溝通的會議?？墒?，每當我們滿懷憧憬，奔向會議室的那一瞬間，其實我們已經開始踩坑了，一段痛苦的時刻即將到來。我們原本希望通過會議讓大家一起解決問題，并希望會議結論可以落地執行，但事實情況卻大相徑庭。

實際情況是面對無休止的討論，就是沒有結論，甚至引起爭論，事后帶來議論；原本計劃 30 分鐘的會議，竟然開了 2 個小時，不是肚子餓了，會議還真結束不了；很多參會者被莫名其妙地叫來，但似乎會議的主題卻與自己沒太大關系。當然，還有無數難忘的會議經歷，這些低效的會議讓我們再也不相信會議可以解決問題了。

經過多年折騰，我總結了一套輕松并高效開會方法，今天想借助此文，分享給至今還在痛苦的會議中摸爬滾打的朋友們。大家使用我介紹的這六招，一場高效的會議就能立竿見影，速見成效，大家身邊的同事們也會對你們刮目相看。

每個會議都需要有一個明確的目標，且目標最好只有一個，所有交流的內容都要圍繞這個目標，在固定的時間內鎖定目標而不偏離主題是會議組織者的挑戰。

其實這也是最容易踩的一個坑，我們總是希望一個會議能討論盡可能多的問題，最好每個問題都要有結論?？墒聦嵡闆r證明，這只是無意義的貪求。與其讓精力分散，不如讓目標聚焦，我們既然付出了時間，就一定要有回報。

此外，在會議進行中我們一不小心就容易偏離主題，比如：本來是討論 A 主題，結果引發討論 B、C、D 主題，最后 A 問題沒有得到解決，B、C、D 也依然沒有結論?；蛟S大家都不情愿發生這樣的事情，但就是容易被其他人帶到溝里。所以，作為會議的組織者，我們要堅定“一個中心”的原則，所有涉及得內容都要圍繞它，時刻不能動搖。

會議流程需要結合會議目標來制定，流程一定要做到簡單明了，流程中每個環節都要設置合理的預估時間，流程執行能否順利執行是對會議組織者的艱巨考驗。

作為會議的組織者，如果不知道如何計劃會議流程，那么這個會議最好還是不要開了。大量事實證明，哪怕有一個簡單的會議流程，也比沒有要好太多。我的經驗是，會議流程最好不要冗長，一般不要超過 4 個環節，因為環節越多，時間越難把控，風險也就越大。會議其實和項目管理類似，事前同樣都是按照計劃來執行，事中學會靈活控制風險，事后需要有總結和成果。

此外，需要注意的是，作為會議組織者，我們應該在會議開場就介紹會議的目標與議程，以及會議的結束時間，并呼吁大家一起努力打造高效的會議效果，甚至還可以非常禮貌地要求大家在會議期間不要看手機，不要做與會議無關的事情，與大家達成一種會議原則，一起來遵守和監督。

會議時間要盡可能短，能 30 分鐘開完，絕不用 40 分鐘，但簡短并不意味壓縮時間而忽略重要信息，定義恰當的會議時間是會議組織者的基本功。

時間永遠是最寶貴的資源，作為會議的組織者，我們要用好這個資源。首先需要把控的是會議的整體時間，就像我們評估項目的開發工作量那樣，我們需要對會議流程進行分解，分別評估每個環節的時長，從而計算出整個會議的總時長。我的經驗是，會議絕不要超過 90 分鐘，過長時間的會議，只會讓大家感到更加疲憊和崩潰。

此外，在會議進行過程中，我們需要參考既定的會議流程，把控每個環節的時間點，需要做到的是靈活，而不是刻板，我們需要根據會議現場情況來決定是否提前或延長。時間把控一定要做到合理，確保變化在一定范圍內即可。

邀請的參會人員是否合適，將決定會議的重量與結果，選擇不合適的參會人員是對企業資源最大的浪費，人力成本是最貴的資源。

其實很好計算，請 8 個無關的同事開會 1 小時，相當于浪費公司 1 個人天的成本，也許 1 個人天對于企業不算太貴，但如果這樣的會議時常發生，確實會帶來一筆不小的開銷，這筆開銷拿來做團建多好。更嚴重的是，耽誤了那些對會議主題無關同事的時間，其實他們可以利用這段時間做出更有價值的工作。

此外，其實參會人員太多往往不是什么好的事情，表面看來信息似乎可以更好進行同步，實際情況卻會讓會議變得更加難以控制，尤其是一旦引發一個有爭議的問題，就會引發一場混亂。當然還有另一種極端，所談論得話題與有些同事的相關性不太大，總是那么少數幾人在討論，其他人要么看電腦，要么玩手機，這些都是企業成本浪費。

活躍的氣氛是高效會議的潤滑劑，沒人愿意花時間去參加一次沉悶而無聊的會議，如何將會議變得生動有趣，讓大家愿意講出心中所想，考驗會議組織者的激情與技巧。

有些會議組織者一開場就把會議氣氛搞得十分緊張，尤其是一些團隊管理者。緊張的氣氛會抑制大家主動表達自己的想法，從而得不到預期的會議效果。更嚴重的是，死氣沉沉的會議將變成會議組織者的個人演講，然而這場演講還得不到任何的掌聲。反之，作為會議組織者，我們應該學會如何活躍氣氛，調動參會人員的情緒，就像一場好的演講或培訓一樣，會議也需要有一個“破冰”的環節。

此外，我們雖然是會議組織者，但并非是獨角戲演員。我們要做的是組織大家來探討，并通過提問來引導大家去思考，最終為需要解決的問題達成結論。其實我們更像是一名編劇兼導演，其他參會者才是真正的演員。

會議中實際交流的內容一般比會前計劃更加豐富，會議組織者需要將會議所交流的內容清晰地表達出來（包括待辦任務），當然也可以在會議前邀請一位參會者負責記錄。

記錄會議紀要是有必要的，也是有技巧的。實際上我們可以在會議前就把會議紀要的模版準備好，可以寫在電子文檔中，也可以寫在紙上。不管哪種方式，都要參考會議流程來制作，甚至預先把問題找出來，會議上只需拋出這些問題，組織大家討論，最終記錄結論即可。由于是會議節奏較快，記錄時可以僅使用一些關鍵字，便于會后梳理和總結。

此外，所記錄的會議紀要一定要具備條理性，需要做到讓沒有參加會議的同事也能看得明白。在關鍵問題和結論上，可以用粗體或帶有醒目顏色的文字來裝飾，但記號一定不要太多或過分顯眼。對于會后需要落地執行的任務，應該指定相應的負責人和結束時間，便于跟進和追蹤。

下面是我們前段時間剛開過的一個月度會議，希望對大家有些參考意義。

本月工作總結與下月工作重點

技術一組（15 人）

大勇

小強

2017-07-31 10:30-12:00（90 分鐘）

1-C

1. 10:30-11:15（45 分鐘）：本月工作總結（每人 3 分鐘發言）

2. 11:15-11:30（15 分鐘）：個人 OKR 調整建議

3. 11:30-11:55（25 分鐘）：下月工作重點（會議主持人組織）

4. 11:55-12:00（5 分鐘）：會議總結（會議記錄人發言）

工作總結包括但不限于：

1. 本月已完成的工作

2. 本月尚未完成的工作

3. 本月遇到的問題或挑戰

以上內容我們會統一通過郵件方式發給各位參會者，并抄送給需要知曉的相關同事。

關于怎么寫好一封郵件，其實也非常值得一聊，甚至很多人都說，在公司發郵件其實是一門學問，有機會我在與大家繼續分享吧。

開會是絕對是一種有技術含量的溝通的方式，我們都在不斷實踐和總結，希望本文對大家有所幫助。由于筆者經驗有限，有不足之處還請各位讀者多多指教。

書上說的總是理想狀態，然而跟實際相結合時，總會有各種各樣的問題出現。你所在的技術團隊里，開會都有些什么規矩，又有哪些天坑呢？不妨跟我們說（吐）說（槽），沒準問題明眼人就幫你解決了呢？

作者介紹

黃勇，，現任特贊（Tezign.com）信息科技 CTO，曾任阿里巴巴公司系統架構師。具有豐富的互聯網技術架構經驗與技術管理經驗，擅長敏捷開發模式，推崇“輕量級”系統架構。國內開源軟件推動者之一，活躍于 InfoQ、OSChina、CSDN 技術社區。Smart 開源框架創始人，暢銷書《架構探險》作者。EGO 會員，QCon 講師，StuQ 講師，InfoQ 簽約作者。熱愛技術交流，樂于分享自己的成長經驗。